Belege scannen mit App — das Beleg-Problem für Selbstständige lösen
Belege gehen verloren. Der Tankquittungs-Zettel verschwindet in der Hosentasche, das Restaurant-Quittchen verblasst in der Sonne, der Online-Beleg liegt in einem Mail-Postfach, das niemand mehr durchsucht. Am Quartalsende fehlen 20 % der Ausgaben — Vorsteuer weg, Betriebsausgaben weg, Geld weg.
Eine strukturierte Beleg-Erfassung löst das Problem, indem sie zwei Dinge zusammenbringt: die Möglichkeit, einen Beleg sofort zu fotografieren (am Tankstellen-Schalter, beim Verlassen des Restaurants), und eine GoBD-konforme Archivierung, die das Finanzamt akzeptiert.
Die Banqo App liefert beide Bausteine — Belege scannen mit App und revisionssichere Ablage — plus den DATEV-Export, der die Übergabe an den Steuerberater zum Routine-Vorgang macht.
Belege scannen mit App — so funktioniert der Workflow
1. Beleg fotografieren
In der App tippen Sie auf „Beleg erfassen", richten die Kamera auf die Quittung. Banqo erkennt Ränder automatisch und korrigiert die Perspektive — das Foto ist scharf und lesbar, ohne dass Sie ausrichten müssen.
2. Daten erfassen oder korrigieren
Belegnummer, Datum, Betrag, Steuersatz, Lieferant — je nach App-Version werden Felder per OCR vorausgefüllt; Sie prüfen die Werte und ergänzen, was fehlt. Zuordnung zu einer Buchhaltungs-Kategorie erfolgt mit einem Tipp.
3. Beleg ablegen
Der Beleg wird zusammen mit dem Foto archiviert — unveränderbar nach GoBD. Das Originalfoto bleibt erhalten, alle Eingaben sind nachvollziehbar.
4. Übersicht und Suche
In der Belegliste filtern Sie nach Zeitraum, Lieferant oder Kategorie. Wer einen alten Beleg sucht, findet ihn in Sekunden — statt einen Aktenordner zu durchwühlen.
5. DATEV-Export am Quartalsende
Mit einem Klick erzeugt Banqo eine DATEV-konforme Export-Datei aller Belege und Rechnungen des Zeitraums. Diese Datei schicken Sie Ihrem Steuerberater — er importiert sie direkt in seine DATEV-Umgebung.
6. ZIP-Download für eigene Archivierung
Wer alles selbst archivieren möchte: Banqo bietet einen ZIP-Download mit Belegen, Rechnungen und einer Index-Datei — fertig für die eigene Cloud oder externe Sicherung.
Belege scannen mit App — was diesen Ansatz auszeichnet
Belege sofort statt später
Der größte Wertbeitrag: Sie müssen nicht erst sortieren oder nach Hause fahren. Der Beleg wird beim Empfangen erfasst — kein Zeitraum, in dem er verloren gehen kann.
GoBD-konforme Archivierung
Die App erfüllt die GoBD-Anforderungen: unveränderbare Speicherung, Nachvollziehbarkeit jeder Aktion, ordnungsgemäße Indexierung. Beim Finanzamt akzeptiert.
OCR und automatische Vorauswahl
Datum, Betrag und Steuersatz werden in vielen Fällen automatisch erkannt. Sie kontrollieren, korrigieren wenn nötig — das ist deutlich schneller als alles selbst zu tippen.
DATEV-Export — die Standard-Schnittstelle
DATEV ist die Standard-Buchhaltungssoftware deutscher Steuerberater. Wer einen sauberen DATEV-Export liefert, spart dem Steuerberater Arbeit — und sich selbst Honorar.
Offline-Modus
Beleg im Funkloch fotografiert? Banqo speichert lokal und synchronisiert später. Sie verlieren keinen Beleg wegen fehlender Verbindung.
Für wen ist das die richtige Lösung?
- Selbstständige mit häufigen Klein-Ausgaben (Material, Transport, Verpflegung), die schnell verloren gehen
- Handwerker und mobile Dienstleister, die unterwegs Material kaufen und sofort als Betriebsausgabe erfassen wollen
- Selbstständige mit Steuerberater, die per DATEV-Export einen reibungslosen Übergabe-Workflow brauchen
- Eigen-Buchhalter, die eine GoBD-konforme Beleg-Ablage suchen, ohne ein Buchhaltungs-Vollpaket zu kaufen
Banqo App laden
Banqo ist für iOS im App Store und für Android im Google Play Store kostenlos verfügbar. Den Beleg-Workflow können Sie ohne Verpflichtung ausprobieren.
→ Banqo App auf banqo-app.de — Download und Funktionsübersicht.
Andere Workflows in Banqo
Wenn Sie zuerst die Rechnungs-Seite aufsetzen, ist das der Einstieg für alles Weitere. → Rechnungen mit der Banqo App schreiben
Wenn Sie EÜR und USt-Voranmeldung selbst erstellen, nutzt die App die erfassten Belege automatisch. → EÜR und USt-Voranmeldung mit der Banqo App
Gesamt-Überblick: Rechnungs-App für Selbstständige — Banqo im Überblick.
Häufige Fragen
Was zählt überhaupt als anerkannter Beleg?
Jede Quittung mit Datum, Lieferant, Betrag und ausgewiesener Umsatzsteuer (ab 250 EUR brutto auch mit Käufer-Name und USt-IdNr.). Banqo erfasst diese Felder und archiviert das Originalfoto — beim Finanzamt akzeptiert.
Wie lange muss ich Belege aufheben?
Steuerlich relevante Belege müssen Sie 10 Jahre aufbewahren. Banqo macht das digital — physische Belege können Sie nach digitaler Erfassung in vielen Fällen vernichten (Ausnahmen: Originalrechnungen mit besonderem Status; im Zweifel den Steuerberater fragen).
Muss ich Papier-Belege noch zusätzlich aufheben?
Bei einer GoBD-konformen digitalen Erfassung mit revisionssicherer Archivierung dürfen Papier-Belege nach dem ersetzenden Scannen vernichtet werden. Banqo erfüllt die technischen Voraussetzungen — die Verfahrensdokumentation (organisatorischer Teil) müssen Sie aber selbst dokumentieren.
Kann ich auch digitale Belege (PDF-Rechnungen) erfassen?
Ja. Statt Foto importieren Sie das PDF direkt — wird genauso archiviert und in den DATEV-Export aufgenommen.
Was ist der Unterschied zwischen DATEV-Export und ZIP-Download?
Der DATEV-Export ist eine strukturierte Datei für die DATEV-Software des Steuerberaters. Der ZIP-Download enthält alle Belege und Rechnungen als Original-Dateien plus Index — zur eigenen Archivierung oder Übergabe an einen Steuerberater, der nicht mit DATEV arbeitet.
Was, wenn mein Steuerberater nicht mit DATEV arbeitet?
Dann nutzen Sie den ZIP-Export. Die meisten Steuerberater können daraus die Daten manuell oder über eigene Tools importieren.
Jetzt loslegen — Belege scannen mit App in unter 60 Sekunden
Wer den Beleg-Workflow noch nicht digital fährt, fängt am besten heute an: Banqo laden und Belege scannen mit App — den nächsten Beleg, der Ihnen begegnet (Kaffee, Tankquittung, Materialeinkauf), sofort erfassen. Nach drei Tagen ist der Reflex eingespielt.