Warum eine PDF in Outlook nicht reicht
Wenn Sie heute eine Rechnung erstellen und sie als Mail-Anhang versenden, ist das Vorgehen typisch: Word oder Excel öffnen, Rechnung schreiben, als PDF speichern, in Outlook anhängen, versenden.
Das Problem: Die angehängte PDF ist seit 2025 im B2B-Bereich keine gültige E-Rechnung mehr. Eine echte E-Rechnung muss strukturierte XML-Daten enthalten — entweder als reine XRechnung-Datei oder als ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML).
Ein Outlook-Add-In verkürzt den Weg: Sie erstellen die E-Rechnung direkt in Outlook und versenden sie als Mail-Anhang in einem einzigen Workflow.
In 60 Sekunden gezeigt — Tutorial-Video
So funktioniert es mit dem invoMail Add-In
invoMail integriert sich in das Outlook-Menüband und erlaubt das Erstellen rechtskonformer E-Rechnungen ohne den Wechsel zu einer anderen Anwendung.
1. Add-In installieren
Einmalig — Outlook zeigt einen neuen Tab im Menüband. Kompatibel mit Microsoft Outlook 2019, 2021 und Microsoft 365 (Desktop).
2. Rechnung über das Formular erfassen
Über den invoMail-Button öffnet sich ein strukturiertes Eingabe-Formular: Empfänger, Posten, Mengen, Preise, Steuersätze, Zahlungsziele. Das Formular validiert direkt, ob alle Pflichtfelder einer E-Rechnung vorhanden sind.
3. Stammdaten und Kunden aus Outlook übernehmen
Wiederkehrende Kunden lassen sich aus Ihrem Outlook-Adressbuch übernehmen. Eigene Unternehmens-Stammdaten (Steuernummer, IBAN, Logo, etc.) werden einmal hinterlegt und automatisch bei jeder Rechnung verwendet.
4. Generierung als ZUGFeRD oder XRechnung
Per Klick erstellt das Add-In die fertige E-Rechnungs-Datei:
- ZUGFeRD für den B2B-Versand — PDF/A-3 mit eingebetteter XML, visuell wie eine klassische Rechnung
- XRechnung für B2G-Aufträge (öffentliche Auftraggeber) — reines XML
5. Direkt anhängen und versenden
Die fertige Datei wird automatisch an die offene Mail angehängt. Betreff und Mail-Text können Sie wie gewohnt formulieren oder als Vorlage speichern.
Was diese Lösung auszeichnet
Ein-Schritt-Workflow
Statt vier Tools (Word → PDF-Export → Outlook → Anhängen → Senden) bleibt alles in Outlook. Besonders relevant für Selbstständige, die viele kleine Rechnungen pro Tag schreiben.
XRechnung, ZUGFeRD und GoBD-konform
Die erzeugten Dateien entsprechen den deutschen Standards XRechnung und ZUGFeRD und sind GoBD-konform (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) — gültig für das Finanzamt und EU-weit.
Lokale Datenhaltung
Stammdaten und Rechnungs-Inhalte bleiben auf Ihrem Computer. Keine Cloud, keine fremden Server — DSGVO-konform.
Offline-fähig
Nach einmaliger Aktivierung läuft das Add-In ohne Internet. Nur die Lizenz-Aktivierung erfordert kurzzeitig eine Verbindung.
Einmalzahlung
Lebenslange Lizenz ohne monatliches Abo.
Archivierung automatisch
Da der Versand über Outlook erfolgt, wird die Mail samt Rechnungs-Anhang automatisch im „Gesendet"-Ordner archiviert — sofern Outlook auf Archivierung konfiguriert ist, haben Sie eine revisionssichere Ablage gratis dazu.
Für wen ist das die richtige Lösung?
- Selbstständige und Berater, die wenige aber individuelle Rechnungen pro Monat schreiben
- Solo-Unternehmer, die Outlook ohnehin als Kommunikations-Zentrale nutzen
- Mobile Arbeiter, die auch unterwegs Rechnungen erstellen müssen — Outlook funktioniert auf Laptop, Tablet und Smartphone
- DSGVO-bewusste Nutzer, die ihre Daten lokal halten wollen
Tool & Anleitung
→ invoMail — E-Rechnung mit Outlook erstellen
Auf der InvoTools-Seite finden Sie ein Erklärvideo zum Workflow sowie die Möglichkeit das Add-In zu testen oder zu erwerben.
Alternativen
Wenn Sie viele Rechnungen aus einer Liste erzeugen (z.B. monatliche Wartungs-Pauschalen für 30 Kunden), passt der Excel-Weg meist besser. → E-Rechnung mit Excel erstellen
Wenn Sie Rechnungen lieber als Text-Dokument formulieren, ist der Word-Weg natürlicher. → E-Rechnung mit Word erstellen
Vergleich aller Wege im Überblick: E-Rechnung erstellen — XRechnung, ZUGFeRD & welcher Weg passt.
Häufige Fragen
Kann ich eine bestehende PDF-Rechnung in Outlook in eine E-Rechnung umwandeln?
Nein. Eine E-Rechnung erfordert strukturierte XML-Daten — eine bestehende PDF lässt sich nicht zuverlässig rückwärts in das Format überführen. Sie erstellen die E-Rechnung neu über das Formular des Add-Ins.
Funktioniert das mit dem neuen Outlook (Microsoft 365 New Outlook)?
Add-Ins werden im klassischen Win32-Outlook am breitesten unterstützt. Beim New Outlook ist die Add-In-API noch eingeschränkt, aber die Entwicklung schreitet voran.
Werden Mahnungen und Gutschriften unterstützt?
Ja, beide Rechnungs-Typen sind im ZUGFeRD- und XRechnung-Standard abgebildet. Auch Stornorechnungen können Sie als E-Rechnung versenden.
Welches Format soll ich nutzen — ZUGFeRD oder XRechnung?
- XRechnung für Aufträge an Behörden und öffentliche Auftraggeber
- ZUGFeRD für den B2B-Bereich, weil der menschliche Empfänger weiterhin eine optisch normale PDF sieht
Was kostet das Add-In?
Einmalzahlung statt Abo. Lebenslange Lizenz, 14 Tage Rückgaberecht — auch nach Aktivierung.
Loslegen
Schnellster Einstieg: Add-In von InvoTools laden, in Outlook installieren, eine Test-Rechnung an die eigene Adresse erstellen und versenden. So sehen Sie sofort, wie das fertige ZUGFeRD-PDF beim Empfänger ankommt.